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如何做好与各部门沟通协调工作情况 如何加强部门沟通协调篇一
－[关键词]沟通与协调；无边界沟通；总分关系；上下关系；左右关系
企业是一个有机整体，企业内的各部门就像是人体的各个器官。企业的ceo相当于人体的大脑眼睛耳朵，要眼观六路耳听八方，综合各种因素把握企业全局，制定发展和运营目标：企业的采购部类似于人体的口腔，采购原材料、生产用物资为企业的正常运转提供“食物”：生产部相当于人体的胃，通过对原材料的加工处理形成产成品，把“食物”消化成能被企业吸收的间接“营养”；在通过销售部的销售活动把产成品转化成真正的“营养”——利润被企业吸收；通过财务部的各项财务指标显示企业的财务状况、经营成果、现金流量，这些财务指标像人体的各项健康指标一样显示着企业的健康状况。犹如人体一样，企业内部要上通下达，能“吃”能“排”，这样企业内各部门之间的相互沟通和协调就非常重要。
一、企业部门之间沟通与协调的重要性
作为企业，无论是部门与部门之间，部门与人之间，人与人之间，都必然存在沟通协调的问题。企业内部沟通与协调与企业经营成败存在着千丝万缕的联系。企业管理中，若部门与部门之间的沟通协调失衡，往往会造成企业止步不前，更别提企业是如何发展壮大，当然在某一程度而言，企业内部的竞争对企业发展有一定程度的帮助，但是如果部门与部门间之间沟通与协调严重失衡，务必会给整个企业带大很大影响。因此，在世界经济日益全球化的今天，沟通与协调的重要性越来越被人们所认识。对企业内部而言，人们越来越强调建立学习型的企业，越来越强调团队合作精神，因此有效的企业内部沟通协调是成功的关键。
二、企业内各部门之间沟通与协调存在的问题
企业如同一架高速运转的机器，各部门、各岗位均应该按部就班，有条不紊的按照企业本身的规律运行，管理各环节应当顺畅而有序，彼此配合，彼此协作，互相支持，共同推进。然而，许多企业尤其是那些规模大、历史久一点的企业，有许多机构病，部门之间高墙壁垒，本位思想根深蒂固，官僚习气盛行，岗位之间互不买账，人员之间矛盾重重，或面和心不和，推卸责任，邀功诿过，纪律松弛，各自为政，还有组织机构臃肿，机构设置不合理，各部门之间职责不清，分工不明，形成多头领导，或因人设事，人浮于事等等企业病。这些企业病所折射出来的企业部门之间沟通与协调存在的问题主要有以下几个方面：
(一)沟通途径不够
部门之间需要增进了解，沟通途径不够。片面性的信息往往会在某一问题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，而这讨论的结果如果得不到有效的疏通，极易造成相互间的隔阂。
(二)企业规模的扩大加大了沟通难度
由于现代企业是按照法约尔的组织原则设计的，等级原则始终贯彻其中。随着企业规模的逐渐扩大，部门开始逐渐远离高层，因此，这些部门对于企业的整体概念将变得逐渐淡化，自我中心的观念逐渐增强，层次越低越是如此。同时，沟通的通道逐渐加长，在高层直接约束力减弱的情况下，部门间沟通的效率改进也就甚为困难，特别在今天大部分企业采取独立事业部的情况下。沟通的难度因利益关系也显著提高。比如，宝洁公司曾经实行多品牌竞争战略，则同一性质产品的多个品牌部为争夺公司资源和客户而产生的对立行为直接导致该公
司沟通协调效率的显著下降。
(三)部门之间信息传递脱节
现在的信息传递和协调工作只能局限于某一时间段内进行。而这种沟通协调的结果是：能够分清当前主次，解决当前的主要矛盾，而根本问题得不到解决，可能转变为后续的主要矛盾。
(四)部门之间接口工作职责不明确
部分接口工作虽然一直有人在做，并且也有相应的分工，但相互之间没有相应的约束力，什么时候做完，完成到什么程度没有详细规定，或完成的部分达不到下一环节的需要，或是出现问题相互推诿，部门之间或是接口人员之间容易产生矛盾。
(五)沟通效率低。错误地将个人沟通需求等同于部门沟通需求，职权分裂，权利的混淆种种问题的存在。于是强化了“沟通协调”的功能。沟通是需要时间的，协调也需要精力，这就带来了成本的问题，其中包括时间成本，假如沟通不畅，还包含了机会成本：最终可能导致的结局是效率的严重下降，受损失的一定是企业本身。如何降低这种成本、减少企业的损失，这就需要企业内各部门之间做到有效沟通与协调。
三、企业内各部门之间如何做到有效的沟通与协调
部门间沟通协调的改善不是由单一方面的因素所决定的，而是多种因素综合所致。因此，在改善部门间沟通时，不仅要注意摆脱单一因素造成的沟通瓶颈状态，还要注意多种因素之间可能出现的冲突的协调，更应当注重采用多种途径的立体化解决方式。
(一)采用无边界沟通，扩大沟通途径
在企业中，工作不顺畅的阻滞点往往就在部门之间的边界处。企业设置许多职能不同的部门，只是为了将工作做专，做细，做深，绝对不应该成为壁垒。在企业中，各工作流程应该是一条条绿色的通道，必须畅通无阻，对于工作流程，各部门就好比是流水线上的一个个工位，一环扣一环，绝不能使流水线滞阻。各部门对工作流程遇到的问题，应积极主动地与别的部门沟通协调，绝对不能推，通过无边界沟通，确保工作流程的完成。
(二)加强总分关系、上下关系、左右关系之间的沟通，避免“企业病”
总分关系是指企业高层领导与职能部门的关系。总分关系沟通方式有：集权制度、分权制度、责任中心制，又称集中服务的分权制。上下关系是指一个企业内各层级领导之间、领导与基层人员之间的关系。上下关系沟通办法有：实施分层负责制度、实施例外管理原则、加强上下级之间的意见交流。
左右关系是指一个企业中各部门之间的关系。这种横向沟通关系对企业工作效率的影响极大。企业要做好横向关系沟通，一般采取如下措施：(1)企业各部门间职责分明，通过办事细则和岗位责任制，对各部门的职责作出合理的划分，从而避免扯皮和推诿现象发生。(2)实施法约尔式的阶梯联系，即各职能部门的部门经理之间、部门负责人之间等，依据彼此之间的权限，在规定的范围内发生横向联系，从而加强部门与部门之间的沟通。(3)通过确定工作的程序和时限，使企业各个部门的工作环环相扣，密切协作。
(三)利用网络技术加强企业内部的沟通与协调
我国企业面临着“经营国际化、竞争全球化、管理网络化、需求多样化”的挑战。网络经济作为对传统经济的一种提速手段，正深入到企业的运作和管理之中。企业内部管理制度网络化，建立公开化的网络平台，加快信息流通速度，企业内部达到无障碍快速有效沟通。
(四)营造良好的企业文化氛围
良好的企业文化使企业员工有着共同的价值体系，引导着企业的经营模式与价值观念。企业文化营造一个良好的沟通环境。“坦诚、沟通、协作”的文化范围。让员工乐于沟通，使的个人与团队都得以提升。
(五)明确各部门的职责
由各部门自己规划部门的工作，建立一套包括各部门在内的工作流程，让每个员工清楚自己在公司内部的位置。只有在明确部门职责的情况下，才知道该部门应该接受或者发出何种信息，否则信息的发送和接收都会变的没有目标，没有效果。在强调员工应该主动和上层沟通的同时，各部门经理，人事主管，行政管理人员应该改变工作作风，固定位置的转变为流动工作，积极走出去，主动了解各部门的工作情况。存在的困难和问题，及时进行各部门及员工的沟通工作，将问题处理在萌发状态，将损失控制在最小化。有效沟通与协调是提高企业运作效率的良药，优化企业内部沟通与协调应受到每个企业的重视。
如何做好与各部门沟通协调工作情况 如何加强部门沟通协调篇二
企业内部有效的沟通与协调是企业发展的关键，针对企业部门之间沟通与协调存在的问题，提出采用无边界沟通，扩大沟通途径；加强总分关系、et关系、左右关系之间的沟通，避免“企业病”；利用网络技术等方法提高企业内部沟通与协调的效率。
企业是一个有机整体，企业内的各部门就像是人体的各个器官。企业的ceo相当于人体的大脑眼睛耳朵，要眼观六路耳听八方，综合各种因素把握企业全局，制定发展和运营目标：企业的采购部类似于人体的口腔，采购原材料、生产用物资为企业的正常运转提供“食物”：生产部相当于人体的胃，通过对原材料的加工处理形成产成品，把“食物”消化成能被企业吸收的间接“营养”；在通过销售部的销售活动把产成品转化成真正的“营养”——利润被企业吸收；通过财务部的各项财务指标显示企业的财务状况、经营成果、现金流量，这些财务指标像人体的各项健康指标一样显示着企业的健康状况。犹如人体一样，企业内部要上通下达，能“吃”能“排”，这样企业内各部门之间的相互沟通和协调就非常重要。
一、企业部门之间沟通与协调的重要性
作为企业，无论是部门与部门之间，部门与人之间，人与人之间，都必然存在沟通协调的问题。企业内部沟通与协调与企业经营成败存在着千丝万缕的联系。企业管理中，若部门与部门之间的沟通协调失衡，往往会造成企业止步不前，更别提企业是如何发展壮大，当然在某一程度而言，企业内部的竞争对企业发展有一定程度的帮助，但是如果部门与部门间之间沟通与协调严重失衡，务必会给整个企业带大很大影响。因此，在世界经济日益全球化的今天，沟通与协调的重要性越来越被人们所认识。对企业内部而言，人们越来越强调建立学习型的企业，越来越强调团队合作精神，因此有效的企业内部沟通协调是成功的关键。
二、企业内各部门之间沟通与协调存在的问题
企业如同一架高速运转的机器，各部门、各岗位均应该按部就班，有条不紊的按照企业本身的规律运行，管理各环节应当顺畅而有序，彼此配合，彼此协作，互相支持，共同推进。然而，许多企业尤其是那些规模大、历史久一点的企业，有许多机构病，部门之间高墙壁垒，本位思想根深蒂固，官僚习气盛行，岗位之间互不买账，人员之间矛盾重重，或面和心不和，推卸责任，邀功诿过，纪律松弛，各自为政，还有组织机构臃肿，机构设置不合理，各部门之间职责不清，分工不明，形成多头领导，或因人设事，人浮于事等等企业病。这些企业病所折射出来的企业部门之间沟通与协调存在的问题主要有以下几个方面：
(一)沟通途径不够
部门之间需要增进了解，沟通途径不够。片面性的信息往往会在某一问题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，而这讨论的结果如果得不到有效的疏通，极易造成相互间的隔阂。
(二)企业规模的扩大加大了沟通难度
由于现代企业是按照法约尔的组织原则设计的，等级原则始终贯彻其中。随着企业规模的逐渐扩大，部门开始逐渐远离高层，因此，这些部门对于企业的整体概念将变得逐渐淡化，自我中心的观念逐渐增强，层次越低越是如此。同时，沟通的通道逐渐加长，在高层直接约束力减弱的情况下，部门间沟通的效率改进也就甚为困难，特别在今天大部分企业采取独立事业部的情况下。沟通的难度因利益关系也显著提高。比如，宝洁公司曾经实行多品牌竞争战略，则同一性质产品的多个品牌部为争夺公司资源和客户而产生的对立行为直接导致该公司沟通协调效率的显著下降。
(三)部门之间信息传递脱节
现在的信息传递和协调工作只能局限于某一时间段内进行。而这种沟通协调的结果是：能够分清当前主次，解决当前的主要矛盾，而根本问题得不到解决，可能转变为后续的主要矛盾。
(四)部门之间接口工作职责不明确
部分接口工作虽然一直有人在做，并且也有相应的分工，但相互之间没有相应的约束力，什么时候做完，完成到什么程度没有详细规定，或完成的部分达不到下一环节的需要，或是出现问题相互推诿，部门之间或是接口人员之间容易产生矛盾。
(五)沟通效率低。错误地将个人沟通需求等同于部门沟通需求，职权分裂，权利的混淆
种种问题的存在。于是强化了“沟通协调”的功能。沟通是需要时间的，协调也需要精力，这就带来了成本的问题，其中包括时间成本，假如沟通不畅，还包含了机会成本：最终可能导致的结局是效率的严重下降，受损失的一定是企业本身。如何降低这种成本、减少企业的损失，这就需要企业内各部门之间做到有效沟通与协调。
三、企业内各部门之间如何做到有效的沟通与协调
部门间沟通协调的改善不是由单一方面的因素所决定的，而是多种因素综合所致。因此，在改善部门间沟通时，不仅要注意摆脱单一因素造成的沟通瓶颈状态，还要注意多种因素之间可能出现的冲突的协调，更应当注重采用多种途径的立体化解决方式。
(一)采用无边界沟通，扩大沟通途径
在企业中，工作不顺畅的阻滞点往往就在部门之间的边界处。企业设置许多职能不同的部门，只是为了将工作做专，做细，做深，绝对不应该成为壁垒。在企业中，各工作流程应该是一条条绿色的通道，必须畅通无阻，对于工作流程，各部门就好比是流水线上的一个个工位，一环扣一环，绝不能使流水线滞阻。各部门对工作流程遇到的问题，应积极主动地与别的部门沟通协调，绝对不能推，通过无边界沟通，确保工作流程的完成。
(二)加强总分关系、上下关系、左右关系之间的沟通，避免“企业病” 总分关系是指企业高层领导与职能部门的关系。总分关系沟通方式有：集权制度、分权制度、责任中心制，又称集中服务的分权制。上下关系是指一个企业内各层级领导之间、领导与基层人员之间的关系。上下关系沟通办法有：实施分层负责制度、实施例外管理原则、加强上下级之间的意见交流。
左右关系是指一个企业中各部门之间的关系。这种横向沟通关系对企业工作效率的影响极大。企业要做好横向关系沟通，一般采取如下措施：(1)企业各部门间职责分明，通过办事细则和岗位责任制，对各部门的职责作出合理的划分，从而避免扯皮和推诿现象发生。(2)实施法约尔式的阶梯联系，即各职能部门的部门经理之间、部门负责人之间等，依据彼此之间的权限，在规定的范围内发生横向联系，从而加强部门与部门之间的沟通。(3)通过确定工作的程序和时限，使企业各个部门的工作环环相扣，密切协作。
(三)利用网络技术加强企业内部的沟通与协调
我国企业面临着“经营国际化、竞争全球化、管理网络化、需求多样化”的挑战。网络经济作为对传统经济的一种提速手段，正深入到企业的运作和管理之中。企业内部管理制度网络化，建立公开化的网络平台，加快信息流通速度，企业内部达到无障碍快速有效沟通。
(四)营造良好的企业文化氛围
良好的企业文化使企业员工有着共同的价值体系，引导着企业的经营模式与价值观念。企业文化营造一个良好的沟通环境。“坦诚、沟通、协作”的文化范围。让员工乐于沟通，使的个人与团队都得以提升。
(五)明确各部门的职责
由各部门自己规划部门的工作，建立一套包括各部门在内的工作流程，让每个员工清楚自己在公司内部的位置。只有在明确部门职责的情况下，才知道该部门应该接受或者发出何种信息，否则信息的发送和接收都会变的没有目标，没有效果。在强调员工应该主动和上层沟通的同时，各部门经理，人事主管，行政管理人员应该改变工作作风，固定位置的转变为流动工作，积极走出去，主动了解各部门的工作情况。存在的困难和问题，及时进行各部门及员工的沟通工作，将问题处理在萌发状态，将损失控制在最小化。有效沟通与协调是提高企业运作效率的良药，优化企业内部沟通与协调应受到每个企业的重视。
如何做好与各部门沟通协调工作情况 如何加强部门沟通协调篇三
如何做好沟通与协调
我们每个人无论做什么工作，都殷切地希望别人能够理解自己，支持自己的工作，充分与自己合作，但却缺乏理解别人，信任别人。因此，从自己的感受中自觉地觉察出别人的感受，让对方理解自己，消除误会，为信任与合作扫清障碍，变互相不理解为理解，这就是沟通与协调过程。
对一个企业而言良好的沟通与协调不仅可以提高管理绩效，掌握人员的情况，使员工参与组织管理，激励员工的工作积极性和无私奉献的精神，还可以增强团队内部成员之间及团队与外部的沟通与理解。最终达到变革、创新的目的。
那么今天就让我们一同来学习关沟通协调方面的一些知识：
一、沟通
一)、沟通的基本原理
人与人之间发生的联系就是沟通，人际交往的过程就是人与人之间的一种心理和行为的沟通过程。沟通能力是指提高理解别人的能力，增加别人理解自己的可能性。心理学家估算，人们除睡眠之外70%的时间用于沟通交往。我们日常活动的过程，就是最基本的沟通过程。可见，沟通对于人们的日常工作、学习和生活具有极端重要的作用，但是沟通又是一门很大的学问。沟通就是发送者凭借一定的渠道将沟通意图经编码而成的信息发送给既定对象(接收者)，并寻求反馈以达到相互理解的过程。沟通是一个反复循环的互动过程，这一模型包括7个要素:发送者、编码、信息、渠道、接收者、解码和反馈。此外，整个过程易受到噪音的影响。
沟通的准确定义是：将信息传递给对方，并期望得到对方组预期的相应反应效果的互动过程。二)、高效的语言沟通技巧
一生中我们用得最多的是语言。这是我们人类特有的一个非常好的沟通模式。语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片或者图形。要想保证语言沟通的高效性，在沟通过程中我们应时刻注意以下几点:（1）学会倾听——不要随便打断别人的话语,多听,只有多听别人你才能知道他到底要讲什么,需求什么,才能了解他的心思
（2）不否定——听到对方的话跟你的想法不一致的时候,不要马上就一口否定，或做出反驳(如果你老否定别人,那没人喜欢和你交谈)。待人说完后,先给予肯定,然后再以询问的语气说出你的观点。
（3）适时的鼓励——当对方正在说话的兴头上,要用眼晴注视对方,并给予适当的鼓励(点头 ,用赞赏的眼神或表情,或者口头上的肯定)。（4）如果是闲聊,就找出对方的兴趣爱好方便聊,就是找对方喜欢说的话题。一般的男人有几个话题：一是他的特长，二是军事，三是历史。女人一般的就是美、穿、吃、喝、玩、乐(当然不都这样，得根据她的职业，性格，以及教育背景等来判断）。
最后，与人沟通的时候，特别要注意第一，思路清析，第二，主题明确，第三，真诚、真诚、再真诚！
二、协调 一）、什么是协调
在理论上,任何工作,如能事前制订完善的计划,选择合适的担当者,采取必要的管制措施,则工作必能按既定计划顺利进行，从而达成工作目标。然而，实际上并非如此，目前管理者的大多时间都有浪费在直接工作以外的活动上，这就是协调活动。
所谓协调，乃指管理人员为调整大家的工作方向，达到观点、理念的基本一致，或者为了任务更好地完成，而对某一特定问题与有关人员联系，彼此交换意见，借以保持双方的和谐与融洽。简言之，协调的意义，不仅包括目标与观点的共识，还包含问题意识与职务意识的鼓舞及士气的提升。二）、协调关系的方法技巧
协调能使组织的经营富有弹性及机动性，因此属于管理者在管理上不可或缺的重要手段同（功能）。一般情况下，提出要求后，他人要么答应，要么拒绝。他人答应好说，如果拒绝，自己就面临双重选择：要么放弃要求，要么坚持要求。如果坚持要求，应该如何取恰当的策略，才能获得好效果呢？有以下技巧能够帮助我们：
⑴要有高度的自信心
这是坚持要求的心理基础与前提。自信，就是既相信自己的要求合理合情合法，又相信别人一定会考虑自己的要求。
⑵避开拒绝的锋芒
人们在坚持要求时，常见的错误有：
①质问拒绝的原因，一个劲地问：“为什么你不同意呢？”“我的要求不是很合理吗？为什么不答应呢？”“你完全可以答应我，为什么不呢？”这种说法给人的印象似乎是拒绝得没有道理。
②抱怨自己，如说：“唉，我知道你不会答应我的。”“哼，我这个人你看不上眼呀！”这种说法看起来是自责，实际上是抱怨别人。
③攻击、埋怨他人，如“你这个人怎能这样？”“我与你这么要好，这么点小小的要求都不能答应？”甚至有时候直接攻击别人的人品。
④威胁、恫吓他人，如：“不行，这项任务一定要完成，不然就扣发奖金！”“如果你不答应我的要求，后果你看着办吧。”
上述四种做法有个共同特点，都认定别人拒绝自己的要求是无理的，并针锋相对。这种做法的后果就是直接造成双方的对抗态势，反而会把关系搞僵。坚持要求的第一个要领就是避开他人拒绝的锋芒。
⑶要有灵活多变的策略
在“提出要求—拒绝要求—坚持要求”的结构中，坚持要求是“要求”的延续，但不应该是“要求”的简单重复。
“重复式”的坚持要求时常可见。这种方式不但无效，而且使人心烦。而坚持要求的恰当行为则应是变换要求的角度、方式、口气……这样常能取得好效果。
⑷要解决他人拒绝时提出的理由
坚持要求时，好的方法并不是去直接反驳他人的拒绝，但他们总是接过他人的拒绝话语，加以“软性”处理，化解他人的拒绝。
三、组织协调与沟通管理的关系
沟通与协调不是孤立存在的，而是统一的。沟通的过程包含着协调，沟通是协调的前提和基础，协调的过程也包含着和谐。沟通常常是人与人、人与组织团体之间发生联系、交往的过程（沟通是指人们分享信息、思想和情感的过程，也是一种信息的沟通。人与人之间的沟通是传达思想感情和沟通情报信息的过程），而协调常常是受命于组织、团体，或受人委托与某一组织、团体，或特定人员进行沟通以达到某种目的，或者说完成某种任务，协调常常具有行政性。因此，协调就是调节各社会成员、组织在社会活动中相互之间的关系，使之做到分工合理、步调一致、目标趋同，从而取得成果和效益。
总之，沟通与协调是处理好日常工作的基础，也是每一个员工职业素养、专业知识、经验阅历等等综合的体现。沟通与协调所体现的终极价值就是和谐的人文精神，它体现着待人处世的态度与存在方式。工作中的沟通与协调工作就是从了解到理解，理解到谅解，谅解到信任，信任到支持，支持到和谐，和谐到拓展，拓展到树立组织的形象，进而达到和谐的过程。
如何做好与各部门沟通协调工作情况 如何加强部门沟通协调篇四
如何做好沟通协调工作
行政部是一个综合管理部门，对内要正确领会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作，协调好各部门的关系。对外要加强企业与地方的公共关系，树立良好的企业形象。工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、接待、信息等。
行政部职责：综合协调、行政枢纽、参谋助手和窗口服务 部门子文化“强管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。
提升“总揽全局、推进发展、科学管理、应对突发事件”的四种能力。理念、思路：“讲学习、树风气、顾大局”，“勤思考、善谋划、多办事”
方向：建设一支具有一流职业素养、一流业务技能、一流工作作风、一流岗位业绩的部门队伍。
目标：坚定地贯彻上级精神，加强督导督办，进一步提高执行力，提高工作效率。努力将部门打造成一个工作高效率、服务高质量、技能高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。
行政部工作的几个特点： 繁：处理不完的繁多的事务。杂：没有严格的工作程序。
小：相对于安全生产、电量指标，日常工作就显得微小。偶然性或不可预测性。
一、与上级部门及领导的沟通
汇报工作的方法：所谓汇报，就是指将本专业向部门领导或者上级组织报告的一种常用工作（沟通）方法。有的人汇报后，给人的印象很深，觉得这个专业工作不错，汇报也挺好。有的人汇报后，觉得这个专业工作没少做，但没汇报出来。有的人汇报后，叫人根本听不明白这个专业的工作究竟是怎么做的。由此可见，汇报工作是一门学问，值得研究和探讨。
方式方法：
（一）端正态度：
对待汇报，应该有高度的责任心，要从大局出发，坚持实事求是的态度，有一说一，有二说二，有成绩就讲成绩，有问题就摆问题，不歪曲事实，不粉饰成绩，这才是应有的正确态度。
（二）抓住重点：
汇报工作因时间所限和实际需要，不能不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都汇报，而应抓住重点说深说透，有些点到为止，有些干脆不说。这就需要在汇报前作好充分准备。
（三）获得领导满意：
汇报工作是一种比较特殊的回答式对说，既有说话的技巧，又有心理沟通的艺术，是一门综合学问。掌握了它的人，汇报工作时说话既清楚、简练，又分寸得当、逻辑性强，说出的道理令人信服，领导一听就明白，且容易引起心理上的共鸣，汇报前需要在心里回答好以下几个问题：
1.此次汇报的主要目的是什么？（这是必须清楚的）。
2.不进行这次汇报自己能否顺利解决遇到的问题？（汇报越重要，越要做好这方面的准备）。3.与汇报相关联的情况是否都了解清楚了？
4.领导是否准备讨论自己提出的问题？（这可使汇报者估计到汇报时将出现的一些障碍）。
5自己对汇报的良好开端是否有信心？（会遇到什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何）6.什么样的汇报开端对自己和领导是合适的，什么样的是不合适的？
7.在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用？（援引权威者的见解，谈解决所有问题的重要性）。8.领导可能向自己提出什么问题？
如果按照上述问题做好准备，那么，汇报（沟通）就会有良好的开端。
（四）应避免的汇报方式：
1.长篇大论，没有结论。有的人见到领导，总好像有说不完的心里话，唠不完的知情嗑。汇报起工作来，心底里老暗暗告诫自己：“机会难得，一定得把工作成绩一滴不漏地向领导说到。”于是，汇报起来面面俱到，海阔天空，包罗万象。结果，领导越听越烦，感觉工作没有重点，无法评价。
2.汇报中掺杂个人恩怨。中国有句古语，叫做“无情未必真豪杰”。在工作中，不以亲情和友情代替原则，不拿原则做交易。如果汇报工作中掺杂个人恩怨，领导查清后，恐怕不只是“小事一桩”啦！
3.汇报时间、地点不合时宜。这类问题多出于主动找领导汇报的时候。作为领导，特别是职务较高的领导，工作都比较忙。实事求是地讲，有些领导确实很难随时找到，于是有的人就采取等、堵的办法找领导――上、下班时，午休前，回家途中，或领导参加会议、活动间，都是不要取的。如无特殊情况和紧急事宜，这些时间或地点是不宜汇报工作的。
（五）讲究汇报艺术。
1.条理分明、逻辑清楚、详略得当； 2.注意修辞、褒贬恰到好处； 3.语言流畅、重点突出； 4.用事实说话、事例生动。
（六）做好充分准备。事先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑，拟出提纲，把观点、材料一一书写清楚。这样在汇报时，才能思路清晰，紧扣主题，从而取得满意的效果。
二、如何做好外来人员接待
因工作性质关系，行政部不可避免要与外来人员进行接触，也是外来人员了解电厂的窗口，为维护电厂形象，应坚持如下原则：
1.诚恳热情。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。做到平等相等，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。
2.讲究礼仪。接待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人，体现自身礼貌修养。讲究礼仪包括：在言语方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅；在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄，从容大方。
3.细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多方面的部门和人员。这就要求在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终。
对群众投诉的接谈和处理：
对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。
听，就是耐心倾听来访者的申诉，让人家把话讲完。对谈得过长、抓不住要点的来访者，可以适当加以引导。问，就是把来访者没有谈清楚的主要问题问明白，特别是要把事情经过、主要情节、过去上访情况和处理的结果，这次来访的要求及其理由了解清楚。
记，就是把来访者的主要问题扼要记下来，对其中的主要情况要详细记录，以便分析情况和处理问题提供充分的原始材料。
分析，就是对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析，作出判断。对周边群众来访反映的问题，要以事实为根据，以相关政策和国家的法律为准绳，实事求是地进行处理。
对来访者提出的正确意见，要热情欢迎，虚心听取。有重要建议的，应给予鼓励、表扬。对来访者提出的政策上允许、条件上又可以解决的合理要求，要及时处理，尽可能予以满足。对那些要求尽管合理，但限于条件无法解决的，要做好解释说服工作，以争取得到来访者的谅解。
对来访者提出的不符合政策或要求过高的问题，处理时，既要体谅他们的实际困难，又要以明确的态度向来访者讲明不能解决的原因，不要含糊其辞，应耐心说服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。对无理取闹者，要进行批评教育。对那些态度极为蛮横，经劝说无效的，可请求公安机关予以教育和制止。
三、与同级部门的沟通
正常工作中，大部分的沟通及协调会在其它部门同级人员之间进行，但由于部门不同，所站立场、角度不同，可能会存在沟通的不畅通，这就要求做到以下几点：
（一）见贤思齐，强者为师
处理同级同事关系，不仅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之长”的胸怀。强者为师，就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师。这既是在“气度”方面的要求，也是处理同级关系的重要原则。
（二）互相尊重，彼此信任
互相尊重，是因为每个部室都有明确的分工和职权范围。在工作时一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法。尊重，一方面表现为自尊，另一方面表现为尊重别人。每个人都有自尊心，在工作沟通中，既要热情地支持、鼓励，又要善意地指出其不足，不要袖手旁观。随着厂各部门岗位的调整，一大批学历高，有知识，年富力强的青年职工进入到管理岗位，但由于年龄、资历、经验、文化知识的不同，使他们有着不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年纪稍大的员工，虽然文化水平、干劲、精力与年轻员工相比差一些，但经验丰富，办事稳妥，遇事冷静，有许多解决问题的经验和办法，这是年轻员工所不能比的。
信任别人和被别人信任，这是一名员工高贵品质的表现。相互信任、互不猜疑是处理好同级之间相互关系的一个重要原则。信任，一方面是自己要言必行，行必果，给对方以信任感；另一方面是要相信对方，遇事不要胡乱猜疑，更不要依据自己的臆想来推测对方如何如何。
信任是在相互间的交往中产生的，一个人只有自己行得端，立得直，才能有值得别人信任的地方，才能期望得到别人的信任。同时，信任别人，还要正确地看待别人对自己的忠言和直言，千万不要把这些话当做别人对自己不信任的信息加以“反馈”，正是因为别人的信任，才敢于讲真话，敢于对你倾诉肺腑之言。
（三）互相“补台”，积极配合
许多工作需要各部门积极主动地配合，齐心协力地工作，以求得最佳的整体效果。所谓互相“补台”，积极配合，就是既要有合作精神，又要有“补台”意识。这是对同级沟通“行为”方面的要求，也是处理同级关系的又一条重要原则。当同级有困难时，应当热情地帮一把；当同级有问题时，应当尽力地帮助解决；当同级出了差错时，应当主动地弥补一下。而不是视而不见、见而不帮、帮而不力，更不能抱着看“笑话”的态度来“欣赏”同级的困难、问题和差错。
（四）宽容别人，学会自制
宽容水平越高，就越能与人搞好关系。而一个人心胸狭窄，处处不容人，就不会有更多的朋友，也做不好行政部的工作。宽容别人偶尔的过失，是必备的素质。要有宽广的胸怀和气量，对于别人的缺点和短处应该持包容和原谅的态度，并想办法用自己的长处去弥补。当然，容忍和原谅并非是无原则的迁就，而是要在相互交往中互相宽容。
（五）与人为善，以诚相待
任何人都期望有一个良好的人际环境，期望与其他成员和睦相处，在心情舒畅的情况下工作。而要达到这个目标，就要以诚相待，与人为善。以自己的“诚心”和“善意”去换取他人的“实意”和“友善”。古人去：“精诚所至，金石为开”，“诚之所感，触处皆通”。意思是说，只要真心实意以诚相待地对待别人，就会使人感化，无论是什么地方、什么情况下，都会把该办的事情办好。
（六）互相支持和帮助
一个能够在事业、生活等各个方面相互支持的团体，才是一个有力量的战斗集体。彼此之间在工作、生活、学习中得到支持和帮助，是圆满完成工作任务的前提。
四、与同级部门沟通协调的艺术
同级之间发生这样那样的矛盾、分歧总是难免的。处理这些矛盾和分歧，既要坚持原则，又要讲究艺术。
（一）善于沟通
一般善于主动沟通的同事，都容易被对方理解和信任，彼此之间“心理防线”都容易迅速消除。相反，相互之间缺乏主动沟通精神，彼此“各揣心腹事”，最容易发生心理冲突，造成“僵局”。同事之间良好感情的增进，同样也是首先在于主动沟通。如果说主动沟通是一个姿态问题，那么善于主动沟通则是一个艺术问题。这里，有以下几点需要特别注意：
1.要善于选择最适合交谈的时机和场合以及最容易引进对方兴趣的话题。2.交谈时，不论对方态度如何，都要谦虚、诚恳，并贯穿交谈的始终。3.要讲究语言艺术。尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”等语言，并注意分寸。
4.交谈中，要善于体察对方的心理变化。当对方对某一话题或某一句话产生共鸣时，应因势利导，迅速向广度和深度扩展；当对方对某一问题表现冷淡或反感时，应机智地改变话题。有时可转谈对方最关心或最感兴趣的问题。
5.即使谈话不成功，也不要丧失信心，要善于总结经验，寻找机会再谈。因为“成功常常存在于再坚持一下的努力之中”。
（二）“关键时刻送温暖”
是指在对方最需要的时刻及时给予相应的支持和帮助。它是与“雨后送伞”相反的“雪中送炭”。这样做，不仅能及时解决对方的困难或问题，还会使对方倍加珍视和感激。
同事之间平时在工作上，生活上互相关心、支持和帮助，无疑是重要的，但更重要的是当对方遇到困难、挫折或工作上出了“漏洞”，因而最需要帮助的关键时刻，如果能及时给予相应的支持和帮助，这是最有价值并最能产生“奇效”的。因为支持和帮助的价值与对方的需求强度之间存在着“正比规律”。
当然，我们说“关键时刻送温暖”并不意味着平时可以不关心其痛痒，而只是强调不要忽视放过“关键时刻”。同事之间需要支持和帮助的“关键时刻”表现在各个方面，如工作出了“漏洞”需要“补救”时；遇到难题拿不出主意时；新上任岗位不熟悉情况时；受到打击身陷逆境时；以及生活上遇到某些困难时。在这些情况下，给予及时热情的支持或帮助，对方是难以忘怀的。
（三）同事之间怎样开展批评
因影响工作关系或工作出现失误，不可避免同事之间会开展批评活动。同事之间开展批评是非常重要的，但要收到良好的批评效果并不是一件容易的事。这里既需要有“团结－批评－团结”的良好愿望，又需要讲究艺术。
1.要定准批评的目标。2.评语要尽可能明确。3.用“我想”、“我觉得”来讲，不要用责备或傲慢的语言。
4.所批评的行为必须是可以修正的，如果根本不能修正，请免开尊口。
5.善于融批评于闲谈、娱乐等“无形无意”之中，以防止或减少对方的紧张、戒备、抵触等心理。这有利于对方接受批评。
6.在批评时密切注视对方的反应。对方的反应一般包括：分析批评的动机和价值。品评批评的内容。度量情绪成分。注重重复出现的评语。估量改正错误的能力。权衡利弊。
7.可以同意对方的看法，但要让他明白别人未必同意。8.“箭在弦上，引而不发”，以促使对方自觉、自悔、自新。
9.要强调对方的错误对双方都有危害，使其明白如果不改进，其他人也会受其拖累，改了对双方都有益，这虽有些埋怨的意思，但决不会说对方在“多管闲事”。
10.“画龙点睛”，点到为止。
11.善于以表扬代批评。这里表扬是策略，批评是目的。即所谓“醉翁之意不在酒”。12.不宜作结论式或“定性”式评语。如“你不诚实”、“不正派”等。
13.切记“人非圣贤”这句至理名言。有些错误要批评；有些错误要容忍；有些错误既要批评又要容忍，至少是暂时容忍。这样才更有利于同级关系的和谐与稳定。
14.要善于表示能体谅对方的处境和感情。
15.等候最适合的时机再发表批评，冲口而出的批评常不受控制，因而影响批评效果。
16.度之以君子之心，有助于消除对方的戒心和敌意。比如说“我知道你比较实在，才直接和你说，知道你不会计较”等。
17.要尽力使对方相信某人不是“越界”干涉他，而是真正在关心他。否则，即使是出于一片好意，也容易被对方认为是“多管闲事”、“自以为高明”或“故意和他过不去。”
18.必须使对方明白之所以批评的原因。
19.一旦批评产生积极效果，应立即表示赞许或感激。
20.批评必须以客观事实为根据，不可掺进个人成见。如果批评不当，很难引起共鸣。21.批评的同时，要注意肯定对方的长处和成绩，增强对方的自尊心和自信心，促使其主动承担责任或检讨问题。22.提出改正错误的条件和意义，使对方觉得改正有益。
23.假如心中不高兴，不可在言语态度上流露出来。特别注意不要流露讥讽、歧视、反感、敌意等情绪。避免作出握拳头、瞪眼睛、皱眉头等发怒的动作。而应借表情、态度、声调等增加批评的积极效果。
24要注意对方的竞争心理和嫉妒心理，勿使对方感到你是“拆他台”。25.批评应尽量针对共同目标而发，措辞方面强调合作。
（四）牢固建立“友好合作”的关系
同事之间，客观存在着既是天然的“合作者”，又是潜在的“竞争者”这种微妙的人际关系，因此，作为客观存在的一种心理反应，在同级的内心世界，必然会产生既渴望“合作”，又警觉“竞争”的复杂心理。解决的办法就是转变思路，逐步建立互相信任、互相支持的协调关系。一般来说，消除“心理屏障”主要不是靠语言的“表白”，而是靠行为的“显示”。通过工作接触，使对方深信以下几点：
1.对于同事取得的成绩，就和自己取得的成绩一样，同样感到由衷的高兴。
2.自己每取得一点成绩，都将它看做是同级之间密切配合，共同努力的结果，而绝不以此为资本，向同事显示自己的“高明”。
3.自己积极做好本职工作，主要是出于高度的事业心和责任感，而绝无半点“压倒”同事的私心杂念。
（五）主动协调、互相配合
在工作中，同事之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的事务。对这些工作和事务，同事之间应当互相尊重、互相支持。互相支持是互相尊重的标志，只有互相支持，才能互相配合。对需要交叉处理的事务，同级之间应当尽量通过协调去解决，不要擅自做主处理，否则，既影响同事之间的关系，也往往造成工作上的困难，甚至会带来一些不必要的损失。
（六）掌握分寸，分清职责
与同事相处，应当分清职责，掌握分寸，不争权力，不推责任。属于别人职权之内的事，决不干预，属于自己的责任，也决不推卸。本应由自己分管的工作，决不请别人点头画圈，本来不应该由自己处理的事情，也决不争着要管。特别是那种凡好事就争，凡难事就推的行为，是破坏同事间相互协作的腐蚀剂，必须坚决防止和克服。
（七）经常联系，沟通情况
既然是同事，都属于整个管理机构的一个组成部分，工作上有着密切的联系，只有保持经常联系，及时沟通情况，才可能进行有效的合作。也唯有这样，才能彼此了解，互相信任，将一些不必要的误会和摩擦消灭在萌芽状态。因此，无论工作多忙，也应主动向同事提供有用的资料、信息、情况和建议，只要能够坚持下去，就一定会赢得同事的“感激”和“回报”。
（八）相互信任，亲密合作
在与同事接触中，仅有美好主观愿望和正确的行为准则，往往还不能完全收到良好的客观效果。建立“互相信任、亲密合作”的同事关系，还必须遵循事物发展规律，讲究一定的方式方法，掌握科学的合作艺术。
1.运用创新思维来考虑和处理同级之间的工作配合。如ab角互补工作岗位。
2.运用全方位思维来考虑和处理同事提出的要求。与同事的交往中，属于自己向对方提出的要求，都是主动式的，可控的；属于对方向自己提出的要求，都是被动式的，不可控的。每个岗位都要学会巧妙地应对同事提出的要求。
3.运用宏观思维来考虑和处理同事关系。鉴于工作性质及精力有限，对于诸多同事，不可能也没有必要个个皆顾，八方挂联。因此，很有必要站在宏观立场上，冷静剖析一下自己和诸多同事，在整个部门管理上分别处于什么位置，他们之间存在有怎样的工作关系人际关系，然后掂量轻重，分清主次，权衡利弊，鉴别优劣，从中筛选出一些与自己的工作没有直接联系的同级，作为自己“一般交往”的对象，而将其中位置重要、影响明显、联系密切、能够左右全局的同事，作为自己“重点交往”的对象。
（九）心平气和，以理服人
同事之间常常会在工作中遇到一些纠葛和矛盾。在解决这些纠葛和矛盾时，应本着顾全大局，维护团结的良好愿望，对一些无关紧要的“小事”，采取不予细究，委曲求全的态度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要讲究方式方法，尽量做到心平气和，以理服人。这样做，随着问题的妥善解决，同事之间不但不会伤和气，反而会在新的基础上，建立起更加牢固的友谊。
（十）既“合作”又“竞争” “合作”和“竞争”，是同事关系中不可割的两个方面，合作中包含着竞争，竞争中又包含着合作；合作，推动竞争，竞争，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不讲“竞争”，最终将减弱自己与人“合作”的能力，这种“合作”也不可能持久有效。因此应该正确对待“合作”与“竞争”的辩证关系，自觉树立“竞争意识”，对同事，既要热诚合作，又要敢于“竞争”。这种“竞争意识”，应该是积极的、健康的，具体表现在以下几点：
1.以竞争来激励自己；
2.在和同事的竞争中，领先时不自满，落后时不自馁，一如既往，积极进取； 3.自觉向同事中的先进、优秀者看齐、学习； 4.依靠自己的不懈努力，奋力创造工作业绩。5.无保留地帮助在竞争中暂时落后的同事。
（十一）善于“回避”和“等待”
社会生活是复杂的，同事之间工作上的分歧有时也会引进个人恩怨或受已存在的个人恩怨的影响。当同事之间的矛盾或分歧比较严重，并且一下子难以解决时，就暂时回避一下。暂时回避矛盾或分歧，表面看来似乎是消极的，其实却是积极的。特别是当对方“怒火中烧”、头脑不冷静时，暂时回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。回避不是逃避，而是为了防止矛盾激化，并在回避中等待解决矛盾的时机。同事之间发生的有些矛盾或分歧，常常会在回避与等待中自然化解。所以回避与等待是处理同级关系的一种艺术。当然，什么样的矛盾与分歧应该回避与等待，还需要具体问题具体分析。同事之间在工作中产生矛盾或分歧本属正常，只要双方都是为工作，没有个人的私怨和成见，心胸都比较开阔，即使争执起来，也不难和解。
（十二）协调同事之间不同意见的方法
工作中，需要协调同事关系时，有五种方法很值得借鉴；
1.重组。有时候，同事提出的解决问题的意见之所以行不能，并不在于意见本身一无是处，而在于意见中的个别要素排列位置不尽合理。这时候，只需将这些要素调换一下位置，变换一下结构和顺序，就会产生新的结果。2.移植。有时候，将自己的或同事的某一“搁浅”的建议，移植到另一个工作领域，用来处理某一特定的非程序性问题，往往会收到意想不到的奇效。
3.变通。将同事提出的看似难以实行的处理办法，稍加变通，诸如“放大”、“缩小 ”，或者变换其中的某一要素，有时往往会成为令人惊讶的理想处置方案。
4.“杂交”。生物之间的杂交，可以产生良种。同事之间有不同意见和想法，通过“杂交”，也能产生创新思维，促使一种全新的工作模式和同级之间新型的协作关系诞生。
5.综合。对于同事提出的不尽完善的主张和建议，可以将自己的其他同事的合理意见加以综合，最终形成新的处理意见。运用创新思维，是行政部员工处理新时期同事之间的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，对此，应该予以足够的重视。
（十三）处理同级之间矛盾的原则
同事之间都渴望有一个良好的人际关系，与各位成员友好相处，为工作创造舒畅的环境。面对同事之间出现的矛盾，我们可采取以下原则来处理：
1.以德报怨。以德报怨是征服人心的上策。在同一部门工作日久，难免出现些恩恩怨怨的事情。对此，是以德报怨还是以怨报德，将直接影响同事关系的发展趋势和结果。应该胸怀坦荡，有“君子之心”。即使某人做了对不起自己的事，也不能“以其人之道，还治其人之身”，而应该以德化之，以情感之，这样常常会收到奇效。
2.以短比长。同事之间在思想上如果能坚持以短比长，那么在工作上就自然会以长补短，形成一个团结互助的集体。实践表明，大凡善于以已之长补他人之短的同事，其同事关系都很好。在同事之间，尽管总体工作能力和水平不相上下，但在某一方面却会有长短、优劣。有些人常喜欢以已之长比他人之短，因而难免造成某种心理冲突，使同事关系紧张。如果善于以已之短比他人之长，则会明显增强同事之间的吸引力，有效防止这类矛盾的发生。
3.从“治已”开始。同事之间发生矛盾，原因是多方面的。其中既有自身的原因，也有对方的原因，还可能有“第三方”的原因。因此，要解决这种矛盾，作为矛盾的双方，都应首先从“治已”开始，调节自己情绪，控制自己感情，寻找自身的原因，确定解决矛盾的最佳姿态。即使造成矛盾的主要原因在对方也如此。这里，“治已”既是“治人”的前提，又是“治人”的策略。在多数情况下，通过“治已”都能产生强烈的“治人效应”，进而使矛盾化解。
（十四）掌握“度”
处理同事关系，一定要考虑有“度”。准确把握这个度，是处理同事关系的要旨之一。具体说，就是做到“恰到好处”，不论是发表意见的时机、态度还是强调的分寸都应如此。坦诚但不草率、热情但不失态、谦逊但不虚假、谨慎但不拘泥、自信但不傲慢，等等，都是恰到好处的表现，这些也是一个好的行政部员工应该必备的。
总之，相对来说，玉环电厂广大干部、职工整体素质较高，均有较强的敬业精神，希望通过掌握适当的沟通协调方法，更有助于工作的进一步推进，为圆满完成全厂的各项工作奠定基础。
2012年3月26日
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