最新如何做好文件的收集整理工作 收集word文档的办法(3篇)

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如何做好文件的收集整理工作收集word文档的办法篇一

档案收发是各级机关办公室工作中必不可少的一部分，它承载着重要档案和信息的收集、传递、整理、备案等重要工作，是各类信息收集的平台、档案传递的驿站，其工作质量和好坏直接反映了办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和严密的程序性。本人结合实际工作，谈以下几点

档案收发工作是办公室职能运行的重要环节，负责上级机关文件的注册、处理、提交、备案。本级机构档案的打印、分发、存档、存放等。文件收发工作是有效执行领导决策配置，保证重要信息安全，保证政令畅通的必然要求，财政系统中文件收发工作具有特定的规律和特点，主要表现在以下几点

(1)重。也就是说，职场的责任很重。档案收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运行地位最核心，联系各方利益关注最广，服务各级领导决策配置最直接，办公室是整个局部机关的中枢，档案收发工作是办公室的中枢核，牵着头发。在我们的财政系统中，小文件可能关系到重大民生项目，小错误可能会影响很多人的身边利益。因此，能否胜任自己的职场是我们所有文件收发人员的责任、风格、素质、能力最有效的检查。

(二)杂。也就是说，复杂而复杂。很多人认为文件的收发工作是邮递员的工作，技术含量不足。否则，只有真正从事这项工作的人才能感受到那件事没有巨细、高标准和严格的要求，就像杂烩一样，无视头绪，混乱无章

不沉着探索特征规则，盲人就无法区分门户。

(3)碎。也就是说，环节是细碎的。文件的收发工作，与文件的注册、传阅监督、清退保存全过程相关的细节很多，文件从传递前、传递中、传递后包括接收、计划、传递、传递、反馈、归档、清退等一系列流程化管理，从文件的收据、承包到具体执行，传递次数多、时间跨度长错过其中任何不引人注目的细节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误会给全球工作带来负面影响。

(四)广。也就是说，涉及面很广。在财政系统中，文件的收发涉及面非常广泛，仅…年年，我局就处理省市财政部门和县委、县政府以上党政机关的文件…部分，各种资金请示文件…部分，累计达到10000人以上。其中还涵盖了涉密、紧急、监督等各种文件…其馀，呈现了紧急事项多、涉密风险大、传达范围广的典型特征。

要做好文件收发工作，必须结合财政工作的实际情况，探索适合本公司实际的精细化管理方法，切实认识到这项工作的极端重要性，牢牢阅读细实快三字诀窍，追求零错误、零错误、零缺陷。确保中枢核不成为梗阻源。

(1)用细字动脑筋。严格细致是文件收发的前提。所谓细节决定成败，就是这个道理，要真正做好这项工作，就必须用细字来动脑筋。一个要仔细推测。文件收发人员应善于总结、分析和探索其特定规。在财政系统中，最广泛、最重要的是各种资金请示文件，不认真的话，时机往往会被动。细节见精神，粗心大意是文件收发工作的大忌，我们要立足于自己的岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作的活电脑，努力成为有心人理解人。第二，要仔细管理。细分分类是收发文实际工作的核心要素，是确保便利查阅的重要手段，是提高工作质量效果的关键。俗话说记忆力不如烂笔头，文件收发工作要严格执行痕迹管理，实行分类存档保存，确保有章可循，有证据。切实登记帐簿，存档帐簿，找清楚。促使档案收发工作真正成为服务领导决策的信息库。第三，要规范操作。规则不易成为周围，文件收发工作环节细致，程序复杂，各类文件传递对象、渠道、范围不同，只有在各环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成制度化、规范化的操作机制，根据领导发表的意见，一一对应检查，正确传递

(二)在实字上下真功。务实肯干是职场职责所需的本职要求。所谓小岗位连大责责任，文件收发职场平凡，但越平凡的职场越需要毅力和耐心。为了保证工作中没有错误和错误，必须在实字上下功夫。其中一个要坚定。文件收发实质上是服务保障工作，对内服务领导的决策、业务部门，对外服务于基层部门、广大群众。在实际工作中，当他人因工作需要急于找到文件时，他们应该诚实相待，不厌其烦，耐心面对。小文件不仅体现了我们收发人员的工作效率，还体现了财政部门的精神面貌。第二，我们必须做事务实。档案收发工作人员必须有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们必须处理几件甚至几十件各种通知和档案，工作责任重，密度大，强度高。要切实做好上下左右的联系，应各方面的关心，不要遗漏，不要错过，要坚决克服麻痹思想，不要疲劳应对，真正进入大脑。其三，必须履行责任。小文件传达的是责任，执行的是制度，文件收发工作必须坚决执行职场责任制，收发、传达、存款必须由负责人负责，统一管理，层层检查，避免图简单、节约程序、通过的问题。确保传输不延迟，量大不积压，不发生错误。

(3)以快字求实效。快速高效是确保执行任务的现实需求。财务工作千头万绪，财务业务点广泛，对我们所有文件收发人员提出了新的更高要求。一个是快速运行。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传递处理的速度和质量，就要多问口勤，多请示，多报告，多追踪。腿经常送，不怕麻烦，迅速反应，迅速执行。确保第一时间传达给人，传达到位。第二，反馈应该很快。文件收发工作不能等，不能拖，不能靠，反而会形成恶性循环。要切实提高工作效率，压缩处理周期。对于领导批准的重要文件，应及时准确地传输到各部门，及时反馈处理结果，第三，监督要快。文件收发工作必须以监督为基础，保证最终制度的执行、任务的完成。在实际工作中，我们在严格执行各种制度的同时，还有一部分文件下落不明的原因。因此，收发文件的工作人员必须克服因处理时间长而忘记监督，文件传到领导处不能监督，因为思想麻痹放松而不想监督的恐怖感情，立即进行文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长期机制的执行。用我们的实际行动，努力为领导，为单位创造高质量、高效、方便的办公环境。

如何做好文件的收集整理工作收集word文档的办法篇二

浅谈如何做好文件收发工作 文件收发是各级机关办公室工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件及信息的收集、传递、整理、归档等重要工作，是各类信息汇集的平台、文件传输的驿站，其工作质量与好坏，直接反映出办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和谨密的程序性。本人结合实际工作，浅谈以下几点：
一、文件收发工作的特点及规律 文件收发工作是办公室职能运转的关键环节，承担着上级机关来文的登记、办理、呈送、归档。本级机关文件的印制、分发、存档、保管等。做好文件收发工作，是有效落实领导决策部署、保证重要信息安全、确保政令畅通的必然要求，而在财政系统，文件收发工作又有其特定的规律和特征，主要体现于以下几点：
（一）“重”。即岗位责重。文件收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运转地位最核心，联系各方利益关切最广泛，服务各级领导决策部署最直接，如果说办公室是整个局机关的“中枢”，那么文件收发工作则是办公室的“中枢核”，牵一发而动全身。在我们财政系统，看似一份小小的文件可能就事关一个重大的民生项目，看似一个小小的失误也许就会影响到很多人的切身利益。因此，能否胜任本职岗位，是对我们每一名文件收发人员责任、作风、素质、能力最有效的检验。

（二）“杂”。即纷繁复杂。很多人认为，文件收发工作就是“邮递员”工作，缺少技术含量，实则不然，只有真正从事过这项工作的人才会体会到它的事无巨细、高标准与严要求，就像一锅大杂烩，不理出头绪，就会造成一团乱麻导致杂乱无章；
不沉下心思摸索其特点规律，就会盲人摸象分不清门道。

（三）“碎”。即环节细碎。文件收发工作，从收文登记、传阅督办、清退保存整个过程所涉及到的细节较多，一份文件从传递前、传递中、传递后就包含了接收、拟办、呈送、分发、回馈、归档、清退等一系列流程化管理，从收文、承办再到具体落实，往往会出现传递次数多、时间跨度长的特点。如果漏掉其中任何一个不起眼的细微环节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误还会给全局性工作带来负面影响。

（四）“广”。即涉及面广。在财政系统，文件收发工作涉及面十分广泛，仅…年全年，我局共办理省市财政部门及县委、县政府以上党政机关公文…份，各类资金请示文件…份，累计传递达10000多人次。其中还涵盖了涉密、应急、督办等各类文件…余件，呈现出了应急事项多、涉密风险大，传递范围广的典型特征。

二、做好文件收发工作的几点体会 要做好文件收发工作，就必须结合财政工作实情，摸索出一套适合本单位实际的精细化管理路子，切实认清做好这项工作的极端重要性，扎实念好“细”、“实“、“快”三字诀，追求零差错、零失误、零瑕疵。确保不让“中枢核”变成“梗阻源”。

（一）在“细”字上动脑筋。严谨细致是做好文件收发工作的先决条件。所谓“细节决定成败”阐述的就是这个道理，要想真正做好这项工作，就必须要在“细”字上动脑筋。其一要细心揣摩。文件收发人员要善于总结、分析、摸索其特定的规律，在财政系统，涉及最广泛、最重要的就是各类资金请示文件，如不认真仔细，往往就会贻误时机造成被动。细微之处见精神，粗心大意是文件收发工作中的大忌，所以我们要立足本职岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作中的“活电脑”，努力争做一名 “有心人”、“明白人”。其二要精细管理。细化分类是收发文实际工作中的核心要素，是确保便捷查阅的重要手段，是提升工作质效的关键所在。俗话说“好记性不如烂笔头”，文件收发工作必须严格落实“痕迹管理”，实行分类归档保存，确保有章可循、有据可查。切实做到登记一本账、存档一套册、查找一口清。促使文件收发工作真正成为服务领导决策的“信息库”。其三要规范操作。不以规矩难成方圆，文件收发工作环节细碎、程序复杂、每一类文件传递的对象、途径、范围都不同，只有在每个环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成一整套制度化、规范化的操作机制，按照领导签发的意见，做到一一对应检查、精准无误传递，才能避免因处理环节不当而造成差错遗漏。

（二）在“实”字上下真功。务实肯干是岗位职责所需的本职要求。所谓“小岗位连着大责任”，文件收发工作岗位平凡，但越平凡的岗位越需要毅力与耐心。要想保证工作中不出任何纰漏与闪失，就必须要在“实”字上下真功。其一要为人踏实。文件收发工作实质就是服务保障工作，对内服务领导决策、业务部门，对外服务于基层单位、广大群众。在实际工作中，当别人因为工作需要急于查找一份文件的时候，要以诚相待、不厌其烦、耐心面对，一份小小的文件体现的不仅仅是我们收发文工作人员的办事效率，更彰显出财政部门的精神面貌。其二要工作务实。文件收发工作人员必须要有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们都要处理几件甚至几十件各类通知和文件，工作责任重、密度大、强度高。要切实做好上下左右的衔接，照应到方方面面的关切，做到不遗漏、不误事，就要坚决克服麻痹思想，杜绝疲于应对，真正做到入脑入心入行。其三要责任落实。一份小小的文件传递的是一份责任，落实的则是一种制度，文件收发工作要坚决落实岗位责任制，收、传、发、存必须专人负责、统一管理、层层把关，从而避免出现图简单、省步骤、走过场的问题发生。确保传递不延误，量大不积压，差错不发生。

（三）在“快”字上求实效。快速高效是确保任务落实的现实需要。由于财政工作千头万绪，财政业务点多面广，这就对我们每一名文件收发人员提出了新的更高要求。其一要运转快。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传阅办理的速度和质量，就要做到口勤多问，多请示、多报告、多追查。腿勤多送，不怕麻烦、快速反应、迅速落实。确保第一时间传递到人，传达到位。其二要反馈快。文件收发工作不能等、不能拖、不能靠，反之就会形成恶性循环。要切实提高办事效率，压缩办理周期。对于领导批示的重要文件，要及时准确的传送到各个部门，并及时将办理结果及早、尽快的进行反馈，做到急件急传、快事快办、案无积卷、事不过夜，确保文件不空传、不横传、不误传，真正达到“件件有着落，办结有回音”的良好效果。其三要督办快。文件收发工作必须坚持“督”为底线，才能保证最终的制度落实、任务完成，实际工作中往往会发现，当我们在严格落实了各种制度的同时，还是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督办落实不到位。因此，收发文工作人员一定要克服因办理时间较长而忘记督办，因文件传到领导处不敢督办，因思想麻痹松懈而不愿督办的畏难情绪，及时做好文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长效机制落实。用我们的实际行动，努力为领导、为单位创造一个优质、高效、便捷的办文环境。

如何做好文件的收集整理工作收集word文档的办法篇三

一要充分认识做好检验检疫文管工作的重要性。加入wto后，国家一方面急需了解我国出口商品遭受国外技术壁垒以及在新形势下出现进出商品结构变化、质量状况等情况，另一方面国家为适应形势发展需要，采取一系列提高通关效率措施实行后的效果、情况、反映。如为适应外贸形势发展，加快通关速度，国家质检总局在长江三角洲经济比较发达的地区实施检验检疫新模式试点工作。在轻纺类产品出口中推出了“过程监督检验”，在小家电出口中试行“型式试验+跟踪检验”等的检验检疫新模式，另外，在报检业务中推行实施电子报检、电子签证、电子转单，由“过去的手工操作”向“电子操作”过渡，以适应外贸“快进快出”的形势，帮助企业实现“零库存”。作为最基层的检验检疫部门就有责任和义务把执行政策过程中推行情况、企业反映、执行过程中发生的新情况、新问题、新动向及时上报，使上级部门能及时掌握情况、便于决策，这就要求我们做到准确、真实、全面、及时向上反馈。

我们知道，规范、科学的文件管理不仅能为本单位、本部门开展检验检疫工作提供可靠的执法保障，为领导、检验检疫一线人员及时传送国家政策、上级主管部门的业务规范性文件及各方面的信息，同时为政府部门、广大进出口企业提供相关政策、产品质量信息、商品预警风险、市场导向等。文件管理工作的做得好不好，不仅可以反映出一个单位、一个部门的综合管理水平的高低，也能反映出办公室文管人员工作责任心、业务能力、协调能力、处事能力的强弱。入世以来，国际形势发展、变化相当快，文件管理工作出现了新情况、新动向，以纸质为主的文件管理逐步向电子文本过渡，因此，检验检疫文件管理工作在新形势下如何进一步适应形势发展的需要，为检验检疫一线提供一流的服务有着十分重要的意义。

二要认清形势，把住“三性”。

随着形势的不断发展，检验检疫文件管理工作出现了“广、强、多、快”新特点。“广”：文件涉及面较广， “强”：文件保密性强，“多”：文件总量多、紧急文件多、上报文件多，“快”：要求上报快。针对出现的新情况、新特点，文管人员必须转变观念，树立起大局意识、服务意识、保密意识。在处理文件时，把握住“三性”，即及时性、准确性、安全性。

一是要把住“及时性”。随着文件流转形式的多样化，过去单一的信件邮寄形式逐步更快捷的方式转移，如传真、快递、电子邮件、电视电话等，文件的流转速度明显不断加快。就拿太仓检验检疫局来说，2002年一年收到方方面面来文共计1000余份，比2000年增长了近一倍，“食品、动植物预警通报”传真就收到108份，要求上报的情况也从原来的1周左右压缩到1-2天内完成。紧急文件也比过去要多得多，为了防止国外病虫害及疫情的传入，国家质检总局及时将国外疫情如登革热、霍乱、疯牛病以及松材线虫等病虫害疫情通报，均以电文下发。因此，在这种新形势下，文管人员必须“急事急办，特事特办”，及时将急件传递给领导、一线阅办，使上级文件精神要求得以及时落实。

二是要把住准确性。准确性就是不出任何差错，它是文管部门工作质量的一个最基本要求。准确性是贯串在整个公文处理的每一道程序里，要不发生任何差错，就要必须按照《检验检疫系统公文处理办法》把住每一道程序关。公文是代表机关的“脸面”“形象”，如果公文中的任何一点差错如出现错字、别字或不符合要求的公文流转出去，不但会有损机关的形象，甚至会给机关造成损失。收文是这样发文同样如此，认真登记，做到不漏登、错登、重复登，这样会给借阅查找及归档带来不便。文件传递过程中也要讲求准确性。如阅办部门是多个部门或两个以上部门，则根据文件内容采用“先主后辅”的原则，避免文件横向传递，确保了文件安全、准确。

三是把住“安全性”。所谓安全性就是说使文件安全按公文要求流转，做到文件不遗失、不损坏、不失密。随着国际贸易、交往的增多，检验检疫工作中产生的国家秘密事项也随之增多，如检疫技术、疫情监测资料、动植物疫情、敏感商品质量情况、重大索赔案情等，一旦泄密后果将是很严重的，甚至将影响到国家对外政策。

三要转变观念，处理好服务与管理、保密之间的关系。

文件管理、归档其最终目的是为查阅服务。因此，检验检疫文管人员必须转变观念，以过去强调“保管”向“服务”转变，文管人员只有树立服务意识，才能在日常文管工作中做到主动服务，才能做好服务到位。服务内容可以根据实际情况不断拓展，如协助科室做好文件复印件的整理装订，方便检验人员查找；可以在局域网上实施文件共享；也可以将档案目录检索公布于众等，所有采取的一切措施其目的只有一个-----方便使用者，为检验检疫工作提供服务。由于检验检疫工作的特殊性，检验检疫人员下厂检验经常要对照条文执行如规范性文件、管理办法、实施意见等，文管人员应主动复印好文件送到科室，并作好相应记录，如文件作废或变化及时通知科室更换。

当然，为检验检疫一线提供服务不是说不讲原则，文管人员还要正确处理好服务与保密、文件管理之间的关系。我们说，管理与服务不是对立的，而是相辅相承的。文件管理是为了更好地服务，服务也要讲求原则，但并不是说文件因为要管理、要保密而放弃服务。有些文件内容直接关系党和国家的政治、经济利益，机密性很强，也是国内外敌特猎取的主要目标，因此有些文件必须经过一段相对封闭时期，才能逐步扩大利用范围，其中有些内容涉及到国家和集体利益的将长久保密，因此，对保密文件还是应严格按有关规定办理，不随意扩大范围查阅范围。在流转过程中不让无关人员接触，确保文件不丢失，复制文件必须经批准，并按密级文件管理。

四要加强学习，提高自身综合素质。

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