最新商务邮件格式 商务邮件心得体会(实用14篇)

在日常的学习、工作、生活中，肯定对各类范文都很熟悉吧。范文怎么写才能发挥它最大的作用呢？下面我给大家整理了一些优秀范文，希望能够帮助到大家，我们一起来看一看吧。

商务邮件格式篇一

商务邮件在现代商业交流中扮演着不可或缺的角色。它作为一种高效、方便的沟通工具，能够迅速地传递信息，加强合作，促进业务发展。通过多年的实践，我总结了一些关于商务邮件的心得体会，分享给大家。

首先，要注意邮件的格式和语言。邮件的格式应该简洁明了，包括主题、称谓、正文、附件等。主题应该简明扼要地说明邮件的主要内容，避免使用含糊不清的词汇。称谓要恰当，可以使用亲密的称谓来表达亲近之意，也可以使用正式的称谓来彰显尊重。正文应该简洁明了，用词要准确，句子要通顺，段落要分明。避免使用冗长的句子和复杂的词汇，以免让读者感到困惑。附件要明确指出，并在需要时添加相应的文件或链接。此外，语言要规范，不要使用口语化的表达方式，避免使用缩写或太多的俚语。

其次，要注意邮件的内容和目的。邮件的内容要直截了当，明确表达自己的意思。首先要提到邮件的主题，然后在正文中进行详细说明。要避免冗长废话和无关内容，将重点放在核心信息上。同时，要简明扼要地表达自己的态度和意见，避免含糊不清或模棱两可的表达方式。另外，要注意邮件的目的，明确邮件的目标和希望的回应。这样可以帮助收件人更好地理解邮件的重要性和紧急程度。

第三，要重视邮件的时间和顺序。商务邮件往往涉及到重要的工作和业务，所以时间非常关键。发件人应该尊重收件人的时间，避免在非工作时间发送邮件，尤其是夜间或周末。如果邮件需要收件人及时回复或处理，应在邮件中明确提出要求，并注明截止日期。另外，要注意邮件的顺序，将重要的信息和请求放在邮件的前部分，以便收件人能够迅速理解和回应。

第四，要注意邮件的礼节和敬意。商务邮件是一种正式的商务文件，要遵守相应的礼节和规范。首先要注意开头和结尾的敬意表达，可以使用一些礼貌的问候语和感谢语，以表明对收件人的尊重和感激之情。其次要注意邮件的语气和态度，要避免过于强硬或激烈的说辞，以免给收件人带来不必要的压力或困扰。最后要注意结束语的选择，可以使用一些合适的结束语来表达对收件人的期望和祝愿，以增强邮件的亲和力和友好度。

最后，要重视邮件的隐私和保密。商务邮件往往涉及到重要的商业信息和机密，所以隐私和保密是非常重要的。发件人应该注意邮件的接收人，避免将邮件发送给不相关或不必要的人。同时，在邮件中要合理使用抄送和密送功能，确保相关人员能够及时了解到邮件的内容，但不泄露其他人的信息。另外，要注意在附件或正文中保密信息的处理，尽量使用加密或删除敏感信息的方式来保护商业利益和个人隐私。

通过总结以上几点心得体会，我深刻认识到商务邮件在商业交流中的重要性和优势。只有掌握了合适的邮件格式、内容、时间、礼节和保密原则，才能更好地进行商业沟通和合作，提升职业形象和业务效率。因此，我希望能够不断提升自己的商务邮件能力，为商业交流和发展做出更大的贡献。

商务邮件格式篇二

1.标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

2.行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶袼，后面加冒号。

3.正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。

4.落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

商务邮件格式篇三

商务邮件问候语是怎样的?下面是小编准备的商务邮件问候语，欢迎浏览。

1. 中秋到了，送你一个月饼。第一层：关心!第二层：体贴!第三层：浪漫!第四层：温馨!中间夹层：甜蜜!祝你天天都有一个好心情!永远开心!

3. 给我一个机会，还你一个惊喜!相信我们一定能合作愉快!人说商如风雨……，我有一把伞-撑出的是优质和诚意!

4. 真诚，不必隐藏，把所有的话语，都写在那小小的贺卡上。祝我心爱的人，节日快乐。

5. 中秋佳节中秋月，月圆事圆人难圆，思念思念，不禁泪潸潸。

6. 感谢您对我们工作的大力支持!我谨代表公司全体同仁表示感谢!

7. 一份诚挚的祝福代表一颗真诚的心。让你的微笑在你启阅寄语时浮现在你的脸庞。

8. 新年到了，想想没什么送给你的，又不打算给你太多，只有给你五千万：千万快乐!千万要健康!千万要平安!千万要知足!千万不要忘记我!

9. 很久未联络，祝你生意兴隆，身体健康，合家欢乐!

10. 今夜明月圆，家家人团圆，幸福好因缘，快乐朋友缘，甜蜜爱情缘，愿你日日花好月圆，中秋更是幸福团圆!年年圆满如意，月月事事顺心，日日喜悦无忧，时时高兴欢喜，刻刻充满朝气，月圆人圆花好，事顺业顺家兴!

11. 我不知道如何用我期待的心为你祝福，但愿在你蓦然回首的一刹那，在人生旅行中邂逅，拥有一个温馨的微笑。

12. 面对工作的挑战，你总是那么自信!祝贺你，又成功向前迈了一步。

13. 我永远不会抹去对你的记忆，请你亦偶尔想想我看看我，并祝事事如意，幸福快乐。

14. 朋友，不管你现在身处何方，今晚一定要看看那被你遗忘已久的月亮，许个愿吧很可能就会实现哦!中秋快乐!

15. 风柔雨润， 好月圆;良辰美景年年盼!幸福生活天天随!冬去春来似水如烟;流年不复返!人生需尽欢!说一声珍重道一声平安!祝您新年快乐。

1. 愿你我都是青春长空里的星星，一同撒下素洁，一同撒下恒久不的光辉。

2. 热情的祝福，燃烧在我的心里;希望的微笑，带着我无限的情意。

3. 记得有人说过，人生有两大欢乐，一是拥有后可以细细品味，二就是追求之中的备感充实。商务连络短信 传真件已收到。谢谢。我将尽快安排，并及时和你联系。

5. 工作已经完成，我见尽快赶回公司，请帮我准备好会议文件。有什么事给我留言好了!

6. 中秋，思念的时节，我将真诚与祝福浓缩至短信，带着关怀与思昐，随电波飞向你。

7. 很高兴能够与您共享工作的乐趣，恭喜贵公司事业蒸蒸日上，更上一层楼!

8. 您好，您的订单已经准时出货，请及时查收，合作愉快，谢谢!

9. 祝福中秋佳节快乐，月圆人圆事事团圆。人顺心顺事事都顺。祝全家幸福和气满堂合家欢乐!

10. 我以为，我已经把你藏好，藏在泛黄的.记忆里。谁知，那轻轻的银铃声，又撩起我向往的心情，我欲以美丽的织锦，缀成无数的祝福给你。

11. 付出总会有回报，要做就做最好的，我相信你，你一定行!

12. 相信我，跟我合作，您会非常愉快!选择我，没有错!

13. 想请你吃饭可白天停水晚上停电发不出工资买不起面翻开生育手册找到答案原来是生活初级阶段往后一翻，我的天一百年不变!拿什么请你吃饭。

14. 谢谢你的盛情款待，我已经顺利返程。欢迎来我这里做客，恭候光临!

15. 当你仰望着碧空，和白云一起走进记忆时，--啊，亲爱的：在岁月碾过的车辙里，你又拾起了多少甜蜜。

16. 在繁忙的工作中请您接受我最真挚的诚意和祝福;愿我的祝福消除一天工作带来的疲劳;愿幸福和快乐伴随着您生活的每一天。

17. 不许动!举起手来，认识的站左边，不认识的站右边，想笑的站中间。说你呢!快放下手机，双手抱头*墙站好，仔细给我听着：祝你新年快乐。

18. 日月轮转永不断，情若真挚长相伴，不论你身在天涯海角，我们永远合作愉快!

19. 我觉得与您合作，是您给我的一个非常好的学习机会!!!

1. 你的歌声抒发了我美好的理想，我的琴音凝集了你无限的向往。愿我们合奏一首幸福曲。

2. 我祝世上所有美丽的花，盛开在温馨的季节里，点缀在你欢乐洋溢的时刻。

3. 你托的事已经办好，能为你效劳是我的荣幸。拥有的细细品，祈求的再努力。祝生意顺利!宏图大展!今日有喜。祝您事事顺心!发展顺利!宏图大展!

4. 你喜欢浪漫，你追求实在;你在梦中寻找生活，又在生活中寻梦。祝你幸福，愿你美满。

5. 商务连络短信 幽香拂面，紫气兆祥，庆开业典礼，祝生意如春浓，财源似水来!贺开张大吉!

6. 深深的情谊与祝福，绵绵的思念与问候，在这欢庆的日子里，愿这短信能为您及家人带来平安幸福健康和快乐!祝新年快乐万事如意!

7. 祝愿你在新的一年里，所有的希望都能如愿，所有的梦想都能实现，所有的期待都能出现，所有的付出都能兑现!

8. 悠悠的云里有淡淡的诗，淡淡的诗里有绵绵的祝福…愿你天天沐浴着源源不断的喜悦和幸福。

9. 长相处，永难忘。愿那炽烈的爱的火焰，自然而然地在我们胸中燃起。

10. 寄上一首赞美的小诗，寄上一片深情的相思，寄上一份诚挚的祝福。

商务邮件格式篇四

1、一定不要空白标题，这是最失礼的;

2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用“…”才能显示完你的标题;

3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”;

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理;

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“rere”一大串。

商务礼仪之发邮件:关于称呼与问候

1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。

2、e-mail开头结尾最好要有问候语。

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个“你好”;结尾常见的写个bestregards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

商务礼仪之发邮件:关于正文

1、e-mail正文要简明扼要，行文通顺。

e-mail正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2、注意e-mail的论述语气。

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的'不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3、e-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、一次邮件交待完整信息。

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文e-mail，最好把拼写检查功能打开;如果是中文e-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6、合理提示重要信息。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

business e-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

商务礼仪之发邮件:关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;

2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时;

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件;

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用;

6、如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送。

商务礼仪之发邮件:语言选择和汉字编译

1、只在必要的时候才使用英文邮件。

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4、选择便于阅度的字号和字体。

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

商务礼仪之发邮件:结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1、签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2、不要只用一个签名档。

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

商务礼仪之发邮件:回复技巧

1、及时回复e-mail。

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2、进行针对性回复。

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3、回复不得少于10个字。

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5、要区分reply和reply all(区分单独回复和回复全体)。

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

6、主动控制邮件的来往 。

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

商务礼仪之发邮件:正确使用发送、抄送、密送

要区分to和cc还有bcc(区分收件人、抄送人、密送人)。

1、to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应;

4、to、cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源;

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

商务邮件格式篇五

××公司：

贵方有关保险事宜的20某某年x月x日来函知悉，特邮件函告如下：

一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

××公司

年×月×日

商务邮件格式篇六

商务邮件行文对象是指邮件受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。本文是本站小编整理的商务电子邮件范文，希望对你有所启发。

××公司：

贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：

一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

××公司

×年×月×日

___________________公司：

由于我方项目的需求，特邀请贵公司专业顾问人员对我方项目进行实地考察，届时将与贵公司商议双方合作事宜。

考察日期：

考察人数：

考察内容：

所有考察费用由我方负担，考察人员的住宿条件将不低于三星级酒店的标准。

我方联系人：

联系方式：

请贵方予以确认并回复。

单位负责人签字：___________________

单 位 公 章：___________________

年 月 日

尊敬的x公司：

我司经与贵公司就x项目合作事宜进行初步洽谈后，对合作事宜进行了研究，认为：

1、该项目符合国家的产业政策，具有较好的市场前景和发展空间;

3、该项目所在我地区有很好的资源优势，具备合作的基本条件。

我公司认为，本项目符合合作的基本条件，具备进行商务合作洽谈的基础。具体的合作事宜必须经双方更进一步详细洽谈。请贵公司法人代表收到本

邀请函

敬请告知准确时间，以利安排，我公司法人将亲自与贵公司面议合作事宜。

致敬!

商祺!

*公司：

截至*年**月31日，我公司帐面尚有贵公司欠款*元(大写人民币*元整)。按照与贵公司的有关

合同

此致

*公司(印章)

*年**月**日

商务邮件格式篇七

迪森公司：

我公司代理贵公司迪森锅炉在铜川销售，由于和甲方存在后续经济问题，请甲方售后在联系我方所做的锅炉用户业务时，首先与我方进行沟通和联系，务必避免发生不必要的误会和经济纠纷。

致此

某某某某有限公司

20某某年x月x日

商务邮件格式篇八

商务沟通中，我们还是会经常使用邮件这种沟通方式，写email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封email的时候，要想到收信人会怎样看这封email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。商务礼仪之发邮件有哪些?下面是本站小编搜集整理的一些内容，希望对你有帮助。

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、一定不要空白标题，这是最失礼的;

2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用“…”才能显示完你的标题;

3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”;

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理;

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“rere”一大串。

1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear ”，显得很熟络。

2、e-mail开头结尾最好要有

问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个“你好”;结尾常见的写个bestregards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

1、e-mail正文要简明扼要，行文通顺。

e-mail正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2、注意e-mail的论述语气。

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3、e-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、一次邮件交待完整信息。

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文e-mail，最好把拼写检查功能打开;如果是中文e-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6、合理提示重要信息。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

business e-mail不是你的

情书

1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;

2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时;

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件;

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用;

6、如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送。

商务礼仪之发邮件:语言选择和汉字编译

1、只在必要的时候才使用英文邮件。

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4、选择便于阅度的字号和字体。

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1、签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的

座右铭

口号

2、不要只用一个签名档。

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

1、及时回复e-mail。

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2、进行针对性回复。

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3、回复不得少于10个字。

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5、要区分reply和reply all(区分单独回复和回复全体)。

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

6、主动控制邮件的来往 。

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

要区分to和cc还有bcc(区分收件人、抄送人、密送人)。

1、to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应;

4、to、cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源;

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

商务邮件格式篇九

因为我们 b2b 的操作就是一台电脑对着一台电脑

当然客户看不到你，你也看不到他，所以不容易就会信任对方

1：及时有效的回复

a：收到邮件后如果你很明白邮件的内容，能马上报价，那就最好直接回复他， b:收到邮件后如果你是新手或者内容不是很清楚，你就做个简单的回复给客户，让他知道你已经收到了他的邮件，这样的做的意义就是表现你对客户的尊重，然后问你的老的同事或者负责报价的人，然后尽量在两个小时内给客户很专业的回复（请注意美国的询盘最好晚上下班后回家睡觉前回复）

2：表现专业

当你收到客户的邮件或者写邮件给客户的时候尽量表现你很专业的，对产品的很了解，就算客人没有问到很多知识，你自己可以写多一点东西让他知道你非常专业，而且最好用一些专业一点的商务英语词语（建议多多看看马克老师商务英语课程-在阿里巴巴外贸圈）

3：不要很着急

很多同事在刚刚认识客户的时候就去问他要买多少数量，，这个不是很对的，，最好你要先了解客户的一些事情，一些信息，让客户对你有一种安全感，外国客户如果你直接问他你要买多少数量，客人会有一点反感（这个是我个人的意见）,（尽量把客户从客人的角度拿到朋友的角度）

我一般不会在前段问客户你要买多少数量，我一般首先都会问客户是哪里来的，有没有在中国采购过，是不是第一次在中国采购，多一点跟客户聊天一些跟生意没有关系的话题，让客户感觉我不一样的，让他感觉我是很特别的业务员，不是那种很着急接单的，，当客户对我有了安全感之后，我就开始把我的条件告诉他，比如起订量，交货期，等等 （建议多多学习各国文化背景）

4：不要用公用邮箱

5：文字

6：祝福节日

尽量多一点去了解国外的那些主要节日，，在那些节日里写个邮件给客户祝福一下

你想做好外贸吗，你就必须提供你的文化水平。

7：shortcut

所以尽量你写邮件或者回复邮件不要用这个shorcut的方式，，特别如果是新客户的话（建议用正确一点正式一点的英文）

免得让客户感觉你是个很 lazy 写字的业务员的

8：细节决定成败

发邮件之前再一次认真仔细看你写的邮件的内容，尽量写比较标准的语法和单词，会有很大的帮助。

希望大家能够做的更好，接更多订单。

一、关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

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商务邮件格式篇十

在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。那么，下面是本站小编为大家整理的电子邮件商务礼仪，希望能够帮到大家哦!

标题

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要rere一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

邮件中称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear”，显得很熟络。

开头结尾最好要有

问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个bestregards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

邮件的正文

1. email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3. email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用:)之类的笑脸字符

在商务信函里面这样显得比较轻佻,businessemail不是你的

情书

邮件的附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送，

邮件语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

邮件的结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的

座右铭

口号

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

邮件的回复技巧

1. 及时回复email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分reply和replyall(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了,如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用邮件的发送，抄送，密送

要区分to和cc还有bcc(区分收件人、抄送人、秘送人)

的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

共

2

1

1

2

商务邮件格式篇十一

近年来，在诸种电子通讯手段中跑出来一匹黑马，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展可谓突发飞进，日新月异。令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下更三点尤其必须注意。一是主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上征友。目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

第三，电子邮件应当注意编码。编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

第四，电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。

商务邮件格式篇十二

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自xx公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“x !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要re re一大串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、关于称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xx-x”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2． email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个best regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三、正文

1. email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

3. email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

business email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

四、附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送，

五、语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana 或 arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

六、结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分reply和reply all（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送，抄送，密送

要区分to和cc还有bcc（区分收件人、抄送人、秘送人）

1． to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2． 而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3． 而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．to，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

邮件发送技巧：to, cc, bcc（收件人、抄送、密送）

to（收件人），cc（抄送），bcc（密送）都放谁哟？

1. 发送会议记录

俺们这样的小助理，经常要做各种会议记录，与会者，有该来的没来，有不该来的来了的，以前我都乱发一气，把他们全部都放到收件人一栏里，抄送栏里只放我的直属上司。 to（收件人）一栏，放的是所有到场的与会者，不管该来的还是不该来的，只要出席会议，就有权收到会议记录；cc一栏，放的那些应该知道会议内容的大领导，集团董事，总经理，以及那些应该来开会而没来的。

从那以后我一直按照这个原则发送会议记录，前一阵子，我老板夸我发邮件很专业。

2. 发送通知，内部通讯录等知会性文件

以前，我觉得这些东西所有人都应该知道，把公司所有有邮箱的人全部放到收件人，每次都觉得头昏眼花，而且那会儿不会设置outlook群组。而且感觉把总经理也放到收件人一栏不太合适哎。

现在，发送这些知会性文件，我在收件人一栏里放所有部门经理的邮箱，并在邮件内容里提到“please share with your department”，接着在抄送栏里先放上总经理，我老大，等这些领导，然后（这也很关键哦）再放上各部门行政助理，因为是知会性文件，部门行政助理有这个责任帮助部门经理将信息传达给大家。

3. 给单个部门外的同事或领导发邮件

有时，别的部门会向我咨询一些信息，回复的时候收件人当然是那个同事或领导，抄送一栏里，我必定要放上我的直属上司，这至少有三个含义：一个是体现对上司的尊重；二是cc给上司他没有反应表明通过他批准了（如果他不批准，马上会回复澄清，而不会被蒙在鼓里，把上司蒙在鼓里然后还被上司知道的下场，很恐怖的）；三是让上司知道你都干了什么，不做默默奉献的老黄牛。

此外，抄送一栏里还要放上对方上司的邮箱，这个道理和上面是一样的，如果这位同事做了什么不该做或越权的事情，ta的领导知道了不仅仅会迁怒于那个同事，也会迁怒于你，虽然不是你的上司，也不要得罪的好。

而且，如果是要求对方做的.事，你抄给自己领导是为了以后领导能保护你，抄给对方领导是给对方一个威慑力。

不知道大家是不是都跟我一样，在初入职场的时候总是丢三落四的。有一次一个大领导管我要一个文件，我毕恭毕敬发了过去"dear mr....please see the attached...."，不到5秒钟，他立马回复"where???"这一连串的三个问号害我做了好几天噩梦。

所以在发送带有附件的邮件之前，收件人、抄送栏里我都是空白的，先写邮件正文，然后附附件，仔细检查了一遍确认无误然后再挨个放上收件人、抄送，最后再看一遍，检查一下附件是否准确，然后再发出去。

还有一个小诀窍哈，只要设置了outlook的电脑，对你要发送的文件点右键，就会有一个“发送到――邮件接收者”，然后就自动跳转到发邮件页面，附件也自动附上了，速度快又准确。缺点是这样发送邮件的话，原来设置的签名就没有了，而且只能发送出去后才能再回到outlook收件箱，很多大公司要求设置标准邮件签名的，尤其是对外邮件，所以这个只适合内部发送文件。

门道三――bcc（密件抄送），危险又迷人

之所以说bcc迷人，因为确实觉得很有意思，你能在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉抄送给其他人。

那会儿，在餐厅吃饭偶尔听到一个销售部的助理抱怨要给二百多个客户发产品信息，又不能让对方知道还发给别的客户了，不停的转发转发，一天不干别的了。我很奇怪问她，为什么不用bcc？她问bcc是什么呀。我详细跟她说了，她乐坏了，说原来邮箱还有这个功能，那她就好办了。

bcc，有时别的部门领导或同事问一些比较隐晦的信息，而又不方便公然把我老板放在抄送栏，就可以用这个功能。领导能做到心里有数。

之所以危险是因为outlook里还有一个“全部答复”的功能，你将那个人放到密件抄送里，当然不想让收件人知道你发给密件抄送的人，而密件抄送的那个人有时没注意看自己的位置在哪里，事情到节骨眼儿上一着急就答复所有，这样你的小心计就付诸东流了。

曾经有一次，两个部门经理打架，在邮件上争得不可开交，不同的是甲密抄送给总经理了（估计心里的小九九是让总经理了解事情真相），而总经理一着急就直接答复所有澄清这事，乙则怒了，觉得这么小的事情还bcc给总经理，这个甲也太小人了，从此和甲结下了不解之仇，到现在还无法坐到一个会议室开会。

所以bcc的时候，最好提前知会一下被bcc的那个人，说明是密件抄送给ta的，如果ta要介入，谨慎一点。

补充一点――“收件箱”“已发送”邮件分类整理

我想，大多数用邮箱的应该都很好的将收件箱分别建立文件夹，分类管理邮件，有个小诀窍要说一下哦，发送邮件也应该分类管理。

收到的邮件多，发出去的自然也不少。发送出去的邮件，可是各种白纸黑字的凭证，只要是发送出去工作邮件我都分门别类弄好。

前几天，有个马大哈经理第三次管我要一份文件，他总是不愿意自己整理邮件，更懒得在自己的电脑里找，把我当免费数据库了，我对此很反感。我生气，但我指责他是不对的。于是我把之前第二次给他发送的邮件找出来，在那邮件的基础上再转发一次给他，然后cc给我上司。

开会的时候，上司特意提醒那经理，以后文件分门别类保存好，别让xxx（我）老给你发，做这种重复的工作，浪费她的时间。哦也，胜利。这要归功于我把发送的文件也都分类整理，省去了找来找去。

这点在催促对方做事的情况下也是非常管用的。曾经有一次这个部门老大去催那个部门老大处理一个问题，每次都是把原来发送的邮件找出来，再发一次，最后总经理出来说话了：为什么都询问了三次事情还没解决？那个部门老大马上就毕恭毕敬办了。

补充二点――主题千万不要忘了呀

这是最基本的了吧，主题一定要写。不仅是方便对方阅读，方便对方分类，将来自己查找邮件的时候方便查找。不写主题的邮件，看起来太头疼了。

商务邮件格式篇十三

鲍风华，男，1970年4月出生，xx县xx镇人，中共党员，现为xx市印染有限责任公司电工班班长。

20xx年11月进入公司，当时公司刚刚转制，由以前的一个乡镇老厂转制而来，怎样搞活经济，怎么开展各项管理工作都有待提高，鲍风华发挥自己的特长和自身优势，担任电工班长，虽然学历不算很高，但凭借刻苦钻研、请教师傅，能熟练看懂各类电器、电路，对各种进口设备的电器原理能很好的掌握，深受公司领导赏识。在公司实行技术改造过程中，鲍凤华一头扎进工作中，加班加点，不顾辛苦，对公司新厂房，新技改方案提出了不少的建议和意见，使公司技改工作得到很好的推进。

而在工作中遇到问题，鲍风华总是坚持从自身做起，加强责任心，提高工作效率，在执行任务时做到坚持原则、雷厉风行。针对工作中存在的问题进行分析和总结，加强人员思想教育，增强防范意识。他总是把公司利益放在第一位，想公司所想，急公司所急，时常带领全班对公司的不安全隐患进行检查，避免发生电器老化和机械隐患，从而保障公司及员工的生命财产安全。因此，也曾多次被公司评为“优秀员工”。

在工作上，鲍风华对于生产中碰到的问题，总是积极地和大家共同探讨，群策群力把问题解决掉。平时团结和关心每一位员工，充分调动每一位员工的力量和智慧，按时按质地完成公司下达的任务。本篇文章来自资料管理下载。同时带领广大员工特别是技术骨干参与技术改造，提高产品质量和产量，降低消耗。公司每新进一批设备，都带领班组积极参与，以最快的速度，最好的技术，完成公司的任务。

20xx年金融危机和国内原材料大幅度涨价，使公司利润和定单明显下降。为此公司领导要求生产部门想尽各种办法，降低原材料损耗及生产成本，在销售价格不变的情况下，努力提高产品的竞争力，共渡难关。为了提高产品档次，公司自20xx年开始技改，主要是新厂房建设和节能降耗的改造，为了完成公司下达的任务，鲍风华带领电工班组，不怕脏，不怕累，对每个可节约的生产环节进行了探讨，绞尽脑汁，想尽所有可行的办法。那些日子，他总是早早地来到办公室，给工作团队开早会，布置好每个人的任务，然后一头扎进车间。因为工程进度的需要，有时下班很晚，但还是坚持工作，期间也想到了一些节能降耗的好方案。尤其是变频技术的改造，对公司节能降耗有大的贡献，降低了产品的能耗，提高了产品的竞争力，再一次得到了公司领导的肯定。

在这几年中，鲍风华不仅不断钻研业务，同时学习技术和传授技术，更学会了如何做一个勤劳、诚实、守信的人。我深知质量是企业的生命，没有质量，企业就无法生存，无法发展，质量的保证是需要先进的设备、先进的管理、先进的技术，先进的员工。作为新居民但同样也是公司的一员，他不管是在什么场合，都要以主人翁的态度去面对一切，如何全心全意为企业服务，为广大新居民做一个好榜样，带一个好头，是他考虑最多的一个问题。本篇文章来自资料管理下载。所以每时每刻在思想上、行为上始终以一个共产党员的高标准严格要求自己，约束自己，自觉做到吃苦在前，享受在后，克已奉公，兢兢业业。同时，在工作及处理问题上做到公正、公平、公开，做到表里如一，言行一致，光明正大，得到了员工们的认可，也起到了模范表率的作用。

来已10多年，跟xx人民结下了深厚的友情，他吃苦耐劳，在异乡的工作岗位上，做了自己能做的奉献，带领了一批人艰苦创业，是新时期新xx人“敬业奉献，猛进如潮”的的精神体现。

商务邮件格式篇十四

第一，发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人，避免没有价值地群发。如果要群发，我会把自己的邮箱写在收件人一栏，把其他人的邮箱写在密送一栏，避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。

第二，在发邮件前，问自己有没有必要发;内容是否准确;如果附件很大，要先通知对方，寻问是否方便接收附件(因为有人收附件不方便)。

第三，注意自己发邮件的时间，确保发信时间准确。

在内容方面，有一个最大原则――kiss：keep it short and simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单，表达清晰。

在语气方面，基本上商业电子邮件还是一个商业信件，所以语气要尽量保持正式和尊敬。

内容和格式要相符，避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地随便写写，甚至在没有思考周到前就发走，然后又后悔发得太快。

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